3 PMO Trends 2021 Part2

En la primera parte hemos mencionado las 3 principales tendencias 2021 para una PMO que nos ha dejado este 2020.

1. PMO Virtual (mejorar la Colaboración con el Trabajo Remoto)

2. PMO Híbrida (aplicando marcos tradicionales y ágiles)

3. Tecnología Blockchain (evolución de una gestión eficiente bajo un PPM)

En la primera parte vimos una visión global en cómo veo como PMOfficers a una PMO sobre estas tres principales tendencias.

En esta segunda parte vamos a compartir desde mi visión el Escenario Real (Actual) y el Escenario Ideal (Futuro) con soluciones y/o recomendaciones concretas.

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1. PMO Virtual (Mejorar la Colaboración con el Trabajo Remoto)

Escenario Real (actual)

Las PMOs Operativas, Administrativas o de Soporte han dejado de ser útiles, el líder o responsable de la PMO debe “reinventarse” y “(Re) Diseñar su PMO” si es capaz.

La gran mayoría de los responsables de éstas PMO siguen utilizando el enfoque SXIX “voy por precio +bajo” para reducir costos contratando personas con los salarios más bajos posible para hacer creer a la empresa que “ahorras costos” cuando la realidad es que siguen dando los mismos resultados “PROYECTOS FRACASADOS EN TIEMPO Y PRESUPUESTO”.

Escenario Ideal – Solución:

• Los PMOfficers que ha (Re) Diseñado e Implementado una PMO Híbrida o una PMO de Gobierno en sus organizaciones son las que actualmente están dando mejores resultados porque su forma de trabajo, procesos, modelo, estrategia y equipos ya establecidos únicamente se adaptaron a las nuevas necesidades de la Organización.
• Si tú PMO está en Fase de (Re) Diseño deberías plantearte estas dos opciones y ver cuál es la que mejor se adapta a la realidad de tu organización a lo largo del tiempo.
• Por otra parte considero que una de las grandes oportunidades que nos ha dejado la situación actual para una PMO, son 3 pilares:

1. La Integración: habrá una mayor integración entre las unidades de negocio con todos los recursos técnicos y tecnológicos, ya que la gran mayoría de los productos y servicios que utilizaremos serán digitales disponibles en la nube. La PMO debe tener visibilidad global de todo esto para poder informar oportunamente todo lo relacionado a la Cartera a nivel Estratégico, Táctico y Operacional (fundamental para la transición al Servicio fase previa a la puesta en producción del proyecto o producto liderados desde la PMO).
2. La Colaboración: la PMO como ente que tiene una visión global 360· de toda la organización, debe ser un catalizador fundamental para promover la colaboración entre los recursos y poder gestionar, digerir y/o resolver cualquier problema existente para toda la cartera de proyectos y productos.
3. La Transparencia: sin lugar a dudas se irán eliminando paulatinamente todas las malas praxis heredadas de muchos años en la organización (ya sea por desconocimiento o por parte de las mismas personas de forma consciente); la PMO como ente catalizador no sólo debe promoverlas sino EJECUTARLAS!

La PMO debe compartir la información, o mínimo dejarla visible a los grupos:

• Estratégicos: alta dirección, sponsor de la PMO, grupo directivo de interesados, etc.
• Tácticos: program manager, project manager, program product owner, digital project manager, grupo directivo de interesados siguiente nivel u otra unidad de negocio, etc.
• Operacionales: technical project manager, líder de proyecto, product owners, equipos de desarrollo, equipos de sistemas involucrados en los despliegues, etc.

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2. PMO Híbrida (aplicando marcos tradicionales y ágiles)

Escenario Real

• En la mayoría de las organizaciones por desgracia la gente de “la agilidad” ve una lucha de poder entre los métodos tradicionales en la gestión de proyectos vs la aplicación de marcos ágiles “cómo la única salvación para el negocio”.
• La imagen que transmiten desde hace años entre propaganda de súper héroes me queda la imagen en la retina como una Pelea Fraticida entre los “JEDI” vs los “SITH” . . . . . pero no me queda claro quién es quién entre “waterfall vs agile”
• Reflexión personal: cuando alguien quiere imponer verdades absolutas siempre sin excepción hace daño tanto a las personas como a las organizaciones; por eso siempre he rechazado como una tontería cualquier apología que hacen de súper héroes, bailes o similares en cualquier evento sin importar quién lo haga ni quién lo promueva.

Escenario Ideal – Solución:

• Ambos mundos deben coexistir, sólo dependiendo de los clientes tanto internos como externos cuál de los marcos se debe utilizar, en qué momento y en qué forma.

1. Existen Proyectos Híbridos: dónde la mayor parte se usará un marco tradicional y en menor medida se gestionará bajo un marco ágil.
2. Existen Productos Híbridos: dónde la mayor parte se usará un marco ágil y en menor medida se gestionará bajo un marco tradicional.

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3. Tecnología Blockchain (evolución de una gestión eficiente bajo un PPM)

Escenario Real

• Si en tu organización continúan utilizando únicamente XLS + PPT para el reporte de la cartera, es totalmente obsoleto el liderazgo tanto por la persona Responsable de la PMO (no se le puede identificar como un PMOfficer) como por el Sponsor de la misma.
• Pueden existir aplicaciones en la nube que ayudan (y mucho) a la gestión de una cartera principalmente las soluciones PPM (portfolio/program project management tools), pero el alto costo de las licencias, implementación y posterior soporte de algunas de estas soluciones fuera de las grandes compañias las hacen totalmente inviables a la gran mayoría de las organizaciones principalmente a las PYMEs.

Escenario Ideal – Solución:

• Una vez que una organización ha solucionado el tema de una gestión eficiente por medio de una Tool (PPM comprado o desarrollado por la propia empresa) el siguiente paso sin duda alguna es Blockchain.
• La Gestión de Proyectos y Productos, no es solo asignar proyectos, tareas y reportarlas; es mucho más que eso y la tecnología blockchain se puede plantear utilizar con la Gestión de la Cartera para tener una transferencia de datos segura entre todos ellos principalmente cuando hay diversas unidades de negocio, ciudades y/o países involucrados ya que todos esos datos deben Almacenarse en la Nube de forma segura sin la necesidad del equipo de ciberseguridad, los datos se pueden almacenar en una base de datos descentralizada que almacena los datos como cuánto tiempo tarda un individuo en completar un hito, realizar un desplieque y/o la finalización del proyecto o producto, entre otras muchísimas acciones.

CONCLUSIÓN

1. Estas son desde mi perspectiva profesional las 3 máximas tendencias para una PMO para el 2021,
2. El presente artículo es una continuación de “PMO Trends 2021 desde la visión del PMOfficer. Part1”

Fuente: Artículo de Linkedin “3 PMO Trends 2021 desde la visión del PMOfficer. Part2” de Leonardo Reyes